Membangun Sebuah Tim/Kepanitian yang Efektif dan Efesien

Membangun sebuah tim/kepanitiaan adalah sebuah keniscayaan dalam berorganisasi. Tim/kepanitiaan adalah unit-unit terkecil yang sesungguhnya akan menggerakkan roda organisasi.

Nah pada tulisan ini saya akan mencoba menhulas sedikit bagaimana membangun sebuah tim/kepanitiaan sehingga dapat bekerja secara efektif dan efisien.

Siklus hidup sebuah tim

Hal yang harus dipahami, sebelum kita membentuk sebuah tim, bahwa setiap tim mempunyai sebuah siklus. Ada emapat siklus yang biasanya dilewati oleh sebuah tim

1. Forming

Adalah tahapan dimana tim baru dibentuk. Pada tahap ini konflik yang ada sangat sedikit. Anggota tim masih belum mengenal satu sama lain. Mereka membawa nilai, kebiasaan, dan paradigma masing-masing. Hal yang harus diperhatikan pada tahap ini adalah pengenalan satu individu dengan individu lainnya dalam tim. Komunikasi yang terjadi harus dibangun dengan efektif dan hangat.Patikan komunikasi yang terbuka untuk membuat nyaman anggota tim. Jangan sampai ada anggota yang merasa termarginalkan. Hal penting lainnya adalah internalisasi visi bersama. Sebuah visi yang telah mengakar besama dalam sebuah tim akan membaut setiap anggota bekerja dengan sama kerasnya untuk mencapai visi tersebut

2. Stroming

adalah tahapan dimana kekacauan mulai timbul di dalam team. Pemimpin yang telah dipilih seringkali dipertanyakan kemampuannya dan anggota kelompok tidak ragu-ragu untuk mengganti pemimpin yang dinilai tidak mampu. Faksi-faksi mulai terbentuk, terjadi pertentangan karena masalah-masalah pribadi, semua ngotot dengan pendapat masing-masing. Komunikasi yang terjadi sangat sedikit karena masing-masing orang tidak mau lagi menjadi pendengar dan sebagian lagi tidak mau berbicara secara terbuka. Pada tahap ini peran seorang pemimpin sangat menentukan. Bagaimana komunikasi mulai dibangun lagi, mengingatkan kembali akan visi bersama yang dibentuk di awal, menurunkan ego anggota, meminimalisir konflik adalah tugas yang harus diselesaikan Pemimpin tim tersebut.

3. Norming

adalah tahapan dimana individu-individu dan sub-group yang ada dalam team mulai merasakan keuntungan bekerja bersama dan berjuang untuk menghindari team tersebut dari kehancuran (bubar). Karena semangat kerjasama sudah mulai timbul, setiap anggota mulai merasa bebas untuk mengungkapkan perasaan dan pendapatnya kepada seluruh anggota team. Selain itu semua orang mulai mau menjadi pendengar yang baik. Mekanisme kerja dan aturan-aturan main ditetapkan dan ditaati seluruh anggota.

4. Performing.

Adalah tahapan ini merupakan titik kulminasi dimana team sudah berhasil membangung system yang memungkinkannya untuk dapat bekerja secara produktif dan efisien. Pada tahap ini keberhasilan team akan terlihat dari prestasi yang ditunjukkan

Namun, hal yang menarik adalah tidak semua tim akan selalu mengalami siklus seperti ini. Ada beberapa tim yang hanya mencapai tahap forming atau stroming kemudian tim ini buber. Hal ini bisa terjadi karena ketikamampuan tim ini, terutama pemimpinnya, untuk menyelesikan maslah dalam tim. Atau bisa juga tim ini kehilangan orientasi dikarenakan visi awal yang tidak jelas.

Tips membangun tim/kepanitiaan

Untuk itu beberapa tips yang bisa dipakai untuk membangun tim yang efektif diantaranya :

1. BIARKAN PARA ANGGOTA TIM MEMBANGUN VISI DAN MISI BERSAMA-SAMA. Ini adalah cara yang sempurna untuk membuat setiap anggota mempunyai rasa memiliki dan tanggung jawab dalam bekerja.

2. BEKERJASAMA DALAM SEBUAH KEGIATAN JANGKA PENDEK. Mungkin dalam hal yang tidak berhubungan dengan tugas utama seperti mengedarkan brosur sponsor bersama atau mengecat rumah perkumpulan. Proses mengerjakan sebuah tugas bersama-sama memberikan kesempatan bagi anggota tim untuk saling bercakap-cakap, membangun sebuah hubungan dan mencapai kesuksesan awal.

3. MENGADAKAN PERTEMUAN KELOMPOK DI TEMPAT YANG JAUH DARI RUMAH maupun mengadakan perjalanan bersama sehari penuh, atau lebih baik lagi jika harus menginap. Pergi jauh dari rumah membantu kita untuk menumbuhkan semangat antar tim.

4. BERGEMBIRALAH! Acara kumpul-kumpul, pesta, camping atau apa saja bisa menjadi cara yang luar biasa untuk membuat orang saling mengenal satu sama lain tanpa tekanan untuk menyelesaikan sebuah tugas.

5. BERSAMA-SAMA MELIHAT CONTOH-CONTOH TIM YANG TELAH SUKSES DAN MEMAHAMI APA YANG UMUMNYA MEREKA MILIKI. Perluas jangkauan untuk mengamati kelompok-kelompok olahraga, pengusaha dan juga orang-orang Kristen. Pikirkan lebih jauh bagaimana ciri-ciri utama yang mereka punyai dapat diterapkan dalam kelompok anda. Anda bahkan bisa bersama-sama pergi melihat sebuah pertandingan atau berbincang-bincang dengan kelompok pengusaha.

6. BERDOA BERSAMA. Berdoa bersama untuk keberhasilan tim dan masing-masing anggota adalah cara yang hebat dalam mendukung satu dengan yang lainnya. Hal ini dapat dilakukan bersama dengan semua kelompok atau dengan membuat tiap-tiap anggota tim didoakan paling tidak dua atau tiga anggota tim yang lain.

7. BERBAGI PENGALAMAN DAN HARAPAN SATU DENGAN YANG LAIN. Setiap orang mendapatkan waktu 5-10 menit untuk memaparkan kenapa mereka ingin bergabung dalam tim, apa yang mereka miliki yang relevan dengan alasan itu, apa yang mereka harap untuk dapatkan. Tidak boleh ada yang menyela selama mereka berbicara tapi pertanyaan boleh disampaikan setelahnya. (Kegiatan ini akan menjadi sangat baik jika semua anggota tim merasa nyaman dalam untuk partisipasi)

8. SALING BERKENALAN SATU SAMA LAIN. Tiap-tiap anggota diberikan kartu dalam jumlah yang sama dengan jumlah anggota tim dikurangi satu. Setiap orang lalu menuliskan tiap nama dari anggota tim yang lain di bagian atas kartu-kartu itu, kemudian menuliskan secara singkat satu kualitas, kelebihan atau sifat yang mereka hargai dari orang itu. Hal yang sama dilakukan untuk setiap anggota yang lain sampai setiap anggota mendapat bagian. Semua kartu kemudian dikumpulkan bersama lalu dibagikan kepada nama-nama anggota yang bersangkutan. Identitas si penulis harus tetap dirahasiakan. Sementara para partisipan harus diberi penjelasan bahwa tujuan kegiatan ini adalah untuk perkembangan kelompok yakni untuk memberikan tujuan yang jelas.

9. PERAN DAN TUGAS. Semua anggota tim menjabarkan tugas dan peran yang akan dibutuhkan untuk mencapai sebuah misi dan membagikan setiap peran ke masing-masing anggota. Sebuah diskusi kemudian dibuka untuk mencari tahu apa apa saja yang akan dikerjakan secara perseorangan dan yang akan dikerjakan bersama-sama.

Moga bermanfaat…