Merancang Rapat yang Efektif

Karena resource yang tidak pernah dapat dibeli adalah waktu

Karena satu tindakan lebih berarti daripada sejuta rapat (wacana)

Organisasi apapun, bahkan korporasi tidak pernah bisa dilepaskan dari rapat, atau meeting, atau syuro. Pun dengan organisasi mahasiswa tidak pernah terlpas dari rapat untuk mengambil keputusan. Namun sayangnuya, fenomena yang saya amati dan saya alami sendri, sering sekali rapat yang dilakukan oleh organisasi

mahasiswa berjalan berlarut-larut. Bahkan hingga semalam suntuk. Fenomena ini saya amati tidak hanya terjadi di lembaga Badan Eksekutif Mahasiswa / Kabinet keluarga Mahasiswa saja, Lembaga Dakwah Kampus pun sering melakukannya. Bahkan bisa sampai pada kondisi ekstrem dimana yang dilakukan oleh organisasi adalah 80% rapat dan 20% eksekusi.

Hal ini pun pernah saya lakukan, hingga ada beberapa orang yang merubah nama saya menjadi taufiq “syuro” alih alih taufiq suryo ūüėÄ . Hhhh. Sebuah evaluasi bagai saya, karena memang¬† semester kemarin saya terlalu banyak beraktifitas di Kortim Salman (ngapain lagi di kortim kalau bukan syuro).

Sampai tadi pagi, di sesi Self Development Training (Training Pengembangan Diri) yang diadakan PPSDMS, Pak Arief, memberikan tips untuk membuat rapat menjadi efektif :

berikut tips dari beliau :

1.  Jangan mengundang peserta  yang tidak benar-benar terkait dengan rapat.

seringkali kita mengadakan rapat dengan undangan yang tidak jelas. Rasanya kalau di rapat tersebut tidak hadir banyak orang,  rapat akan berjalan kurang seru. Padahal semakin banyak orang yang hadir rapat akan berjalan semakin tidak efektif. Terkait mengundang rapat, seringkali hal yang menjadi masalah adalah menentukan waktu rapat. Hal ini sebenarnya bisa disiasati dengan mengundang rapat minimal satu minggu sebelum rapat diadakan. Sehingga peserta rapat, mampu mengatur jadwal kegiatannya selama seminggu ke depan dan memasukkan agenda rapat ke dalam jadwal mingguannya.

2.   Menetapkan dan memberitahu agenda rapat sebelum rapat

Hal inilah yang seringkali membuat rapat menjadi tidak efektif. Semua peserta datang ke rapat dengan otak “kosong”. Labih parah lagi, bila pemimpin rapat pun tidak mempunyai agenda yang jelas. Rapat menjadi tidak jelas dan tidak ada output yang dihasilkan. Rapat hanya menjadi tempat arisan yang tidak bermanfaat. Agenda rapat seharusnya sudah disusun oleh pemimpin rapat dan disampaikan dalam undangan rapat sehingga peserta yang diundang tidak datang dalam keadaan kepala “kosong”.

3.  Menenetukan PIC (person in charge)

PIC adalah orang yang akan membahas point-point dalam rapat. Misalnya jika yang akan membahas point keuangan maka bendahara acara  adalah PIC dari agenda tersebut. PIC harus sudah ditentukan dan diberitahukan sebelum rapat. Sehingga ketika rapat, semua orang sudah tahu posisi dan tugasnya masing-masing.

4. Menentukan batas waktu rapat.

Rapat tanpa batas waktu adalah hal yang bodoh. Tidak adanya batas waktu membuat peserta dan pemimpin rapat merasa memilki waktu yang tidak terbatas untuk suatu agenda. Sebaiknya sebelum rapat dimulai, waktu untuk setiap agenda sudah dialokasikan. Dan strick lah dengan waktu tersebut. Jangan pernah tergoda untuk menambah waktu karena belum ada keputusan terkait agenda rapat. Dalam tips selanjutnya akan dijelaskan bagaimana cara mengambil keputusan dengan cepat, lugas, dan tepat.

5. Fungsikan pemimpin rapat sebagai pemimpin bukan moderator

Seringkali pemimpin dalam suatu rapat hanya berfungsi sebagai moderator yang mengarahkan rapat. Sehingga rapat seringkali  kehilangan fokus, karena setiap peserta memberikan pendapatnya yang seringkali tidak relevan. Pada saat itulah pemimpin tidak mempunyai kekuatan untuk memotong pendapat yang tidak relevan. Selain itu pemipin rapat yang diposiskan sebagai moderator seringkali bingung ketika rapat tidak kunjung mencapai mufakat. Hal inilah biasanya yang membuat rapat menjadi diuluar-ulur tanpa ada keputusan.

6. Perjelas mekanisme pengambilan keputusan

Pengambilan keputusan adalah hal yang krusial dalam suatu rapat, karena sering kali hal inilah yang membuat rapat menjadi molor dan terus menerus diperpanjang. Memperjelas mekanisme pengambilan keputusan haruslah menjadi hal yang mutlak. Mekanisme yang pertama adalah mufakat, sebisa mungkin keputusan yang diambil adalah mufakat dari seluruh anggota rapat. Setelah itu, bila waktu yang telah disepakati semakin sempit, namun belum ada keputusan, mekanisme kedua adalah voting. Ya, tidak selamanya voting merupakan hal yang buruk. Bila dalam mekanisme voting pun belum ada keputusan maka, keputusan diserahkan pada pemimpin rapat. Disinilah sebetulnya pemimpin rapat memegang peranan penting. Dimana pemimpin rapat haruslah orang yang mempunyai wawasan luas, dan mampu merangkum pendapat. Namun tidak mungkin setiap pendapat diakomidir oleh pemimpin rapat.

7. Memastikan terdapat notulensi rapat

Notulensi rapat sangat penting. Hal ini terkait dengan follow up dari rapat maupun ketika agenda rapat akan dilanjutkan kemudian. Pastikan bahwa dalam waktu yang sesingkat-singkatnya (pak arief mengatakan maksimal satu hari) seluruh peserta rapat sudah mendapat  notulensi rapat sehingga hasil keputusan rapat bisa segera di follow up.

demikian risalah mengenani rapat efektif yang saya sampaikan. Semoga semakin menjadikan rapat yang kita ikuti maupun yang kita pimpin menjadi lebih efektif dan efisien.

Advertisements
Merancang Rapat yang Efektif

2 thoughts on “Merancang Rapat yang Efektif

  1. bapake arief juga kemarin2 ngasih pencerahan buat beberapa nak fasilkom.

    haha, ga usahlah lama2 syuro..
    emangnya kita pengangguran? hidup kita dihabiskan buat syuro doang?

  2. dimas says:

    salam kenal bang taufiq…aye juga alumni PPSDMS angt 4 bogor…bener banget dah kata bapake arief..syuro/rapat emang penting..tapi lebih penting lagi eksekusi hasil2nya…

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s